Novedades de nómina: qué informar para que el mes no se liquide a ciegas

Una nómina puede verse ordenada y aun así estar mal si se preparó con información incompleta. Reportar novedades significa explicar qué cambió durante el periodo y aportar los soportes necesarios. No es reenviar todos los mensajes del mes sin un resumen.

Diseña una ficha mensual sencilla

Registra periodo, nombre de la persona, fecha del evento, descripción, soporte disponible y estado de revisión. Si el hecho duró varios días, indica inicio y final. Usa fechas completas: «el lunes» resulta ambiguo cuando el cálculo se revisa semanas después.

Distingue quién reportó, quién validó y quién incorporó la novedad. Estas son etapas operativas, no una autorización para aplazar derechos. Un correo enviado no asegura que la novedad haya quedado reflejada en nómina; revisa el documento antes de aprobarlo.

Ingresos, retiros y cambios de remuneración

Comunica la fecha real de inicio o terminación y los cambios de salario u horario. No esperes hasta que llegue un requerimiento de aportes para informar que una persona comenzó. La información laboral y los reportes a seguridad social deben ser consistentes; la UGPP destaca la responsabilidad del empleador por afiliación, novedades y pagos. [1]

Un aumento desde mitad de mes no debe convertirse sin revisión en un salario nuevo aplicado a todo el periodo. Identifica su fecha de efecto y conserva el acuerdo correspondiente. Lo mismo ocurre con un cambio de trabajo parcial a tiempo completo: no basta cambiar una etiqueta del aplicativo.

Ausencias: describe antes de clasificar

No es igual una incapacidad, una licencia, un permiso, vacaciones o una ausencia sin justificar. Cada situación tiene reglas de reconocimiento y reporte. El Código Sustantivo del Trabajo y la normativa de seguridad social exigen revisar el supuesto concreto; no existe una única casilla de «no vino» que resuelva todo. [2] [3]

Para el reporte inicial, anota los hechos y si existe soporte. No inventes un diagnóstico ni pidas documentos clínicos que no sean necesarios. Cuando un profesional o entidad emita una incapacidad, conserva el documento pertinente y verifica fechas, origen y trámite sin divulgar información sensible.

Horas y recargos necesitan un registro

Organiza horario acordado y tiempo efectivamente laborado. La Ley 2466 de 2025 introdujo cambios sobre jornada, trabajo nocturno y descanso obligatorio, con momentos de aplicación distintos. Una nómina no debe calcularse con porcentajes históricos guardados indefinidamente en una plantilla. [4]

Ejemplo: si hubo trabajo en un día de descanso, registra fecha, horas y condición del día para revisar su tratamiento. Es menos útil escribir «hizo un domingo» sin precisar nada más. No prometas que cualquier trabajo adicional está incluido en el pago diario pactado.

Un cierre de mes en tres comprobaciones

Primero, revisa que los eventos del calendario estén en la ficha. Después contrasta la ficha con el borrador de nómina y la información que se reportará en aportes. Finalmente confirma el pago y guarda documentos finales, dejando identificadas las correcciones. No elimines el primer borrador si explica una diferencia que luego se resolvió.

Si apareció información después del cierre, documenta el ajuste necesario en lugar de ocultarlo en el mes siguiente. Gestiiona puede acompañarte a definir el flujo de reporte según el servicio contratado. Antes de delegar, acuerda canal, responsables y fecha interna de cierre. El objetivo es que cada cálculo tenga detrás hechos claros y soportes, no únicamente un botón de «generar».