Cómo afiliar a tu empleada doméstica: una ruta clara desde el primer día

Afiliar a tu empleada doméstica no consiste en hacer un único pago. Primero debes identificar la relación laboral, verificar su situación actual y organizar las gestiones que correspondan. Esta guía te propone un orden para empezar sin confundir contrato, afiliación y planilla.

1. Define la relación laboral antes del trámite

Escribe quién será el empleador, cuáles serán las tareas, desde qué fecha comenzará la vinculación y qué horario se acordó. Distingue entre una persona que va algunos días, una de tiempo completo y una interna. Que el trabajo se haga en una vivienda no elimina su carácter laboral. La Ley 2466 de 2025 exige contrato escrito para el servicio doméstico; la falta de formalización no borra los derechos que nazcan de la relación real. [1]

Como preparación práctica, registra también salario, medio de pago, lugar de trabajo y un canal para reportar novedades. Evita llenar los formularios con fechas aproximadas: esos mismos datos se utilizarán después para nómina, prestaciones y aportes. Si la persona ya empezó, describe lo ocurrido; no inventes una fecha reciente para ocultar el periodo anterior.

2. Consulta lo que ya existe

Pide información sobre EPS, administradora de pensiones, ARL y caja de compensación, cuando haya afiliaciones previas. Un certificado antiguo es un punto de partida, no la confirmación de que todo está vigente. Conviene comprobar estado, calidad de afiliación y datos de identificación en los canales de las entidades.

No solicites traslados por comodidad ni abras trámites duplicados. En tu carpeta de trabajo puedes separar tres columnas: entidad informada, estado confirmado y gestión pendiente. Así sabrás si hace falta una afiliación, una novedad de ingreso, una actualización o una aclaración con la administradora.

3. Determina qué esquema corresponde

No todas las trabajadoras por días cotizan de la misma manera. El esquema especial de periodos inferiores a un mes tiene condiciones de tiempo e ingresos; además debes revisar la situación en salud. La UGPP distingue los aportes de quienes trabajan por días y la responsabilidad de cada empleador. No es suficiente marcar «tiempo parcial» porque el salario sea pequeño. [2] [3]

Para tomar la decisión reúne días efectivamente laborados en el mes, remuneración, otros vínculos conocidos y la condición actual ante la EPS. Si hay dudas, resuélvelas antes de emitir una planilla. El código elegido en un aplicativo debe reflejar la situación de la persona, no utilizarse como mecanismo para reducir obligaciones.

4. Radica, verifica y conserva

Organiza los documentos que cada entidad pida y revisa que nombres y números coincidan. Conserva el radicado y consulta el resultado. En riesgos laborales es especialmente importante verificar el inicio de cobertura antes de la prestación del servicio: la cobertura del sistema comienza el día calendario siguiente a la afiliación, conforme a su regla general. [4]

Después revisa la primera planilla: empleador, trabajadora, periodo, entidades, bases y novedades. «Solicitud enviada», «afiliación efectiva» y «aporte pagado» son tres controles diferentes. Guardar solamente el comprobante de una transferencia no sustituye los otros dos.

Un ejemplo de organización

Una familia acuerda contratar apoyo dos días por semana. Antes de pedir un precio total, prepara el calendario del primer mes, el pago pactado, la fecha de ingreso y la información de salud. Con esos datos puede revisar el esquema aplicable, tramitar las novedades necesarias y después validar el primer periodo de aportes. Este ejemplo describe un proceso, no establece una tarifa ni una autorización automática para omitir salud.

Qué puedes pedir a Gestiiona

Cuéntanos modalidad de trabajo, ciudad y si la persona ya comenzó. Te explicaremos qué información hace falta y el alcance de la gestión privada. No envíes historias clínicas ni documentos completos por el primer mensaje. Antes de contratar, solicita que la propuesta separe honorarios, impuestos y aportes a terceros. Las decisiones de afiliación corresponden a las entidades, no a una promesa comercial.